Сергій Сагун, CEO SmartTender у колонці для РБК-Україна про нові технології штучного інтелекту у сфері публічних закупівель.
Штучний інтелект став невід’ємною частиною нашого життя. Пересічні громадяни активно використовують ChatGpt для пошуку необхідної інформації. Провідні компанії інтегрують інструменти на базі AI у свої бізнес-процеси з метою оптимізації та покращення ефективності. Не винятком стає і сфера дотична до державних сервісів. Так, черга дійшла і до державних закупівель Prozorro. Але чи є це справжнім проривом, чи лише маркетинговим ходом? Розповідаємо на власному кейсі.
Попри десятирічну історію Prozorro та значний розвиток державних закупівель, деякі процеси все ще залишаються складними для постачальників, зокрема через об’ємну тендерну документацію та юридичні норми.
Особливо складним цей процес є для середнього та малого бізнесів, які не мають достатні ресурси для глибокого аналізу умов від замовників. Навіть найдосвіченіші постачальники витрачають щонайменше дві години на перевірку відповідності вимогам лише для одного тендеру, а будь-яка помилка в документах може призвести до дискваліфікації. Для підприємців без досвіду роботи в електронних закупівлях такі виклики стають суттєвим бар’єром для виходу на ринок держзамовлень.
Рішення лежить у площині автоматизації. Сьогодні компанії впроваджують інноваційні інструменти на базі АІ, які можна натренувати під особливі запити. Такі інструменти вважливо інтегрувати в монотонні процеси, щоб оптимізувати як час, так і ресурс. Сучасні технології на базі штучного інтелекту здатні кардинально змінити підхід до роботи з тендерною документацією. І не тільки. Тому першим кроком до вдосконалення та спрощення державних закупівель стала оптимізація критично важливих, але трудомістких процесів, що займають значну частину часу учасників. Використання ШІ не лише оптимізує час, а й мінімізує ризик людських помилок, що можуть коштувати бізнесу участі в державних контрактах і, відповідно, грошей.
Наша компанія стала першою, хто інтегрував інструмент на основі штучного інтелекту у державні закупівлі. Мета SmartCheck AI, саме так називається інструмент, — вирішити запит ринку зі спрощення процесу подачі тендерної пропозиції.
Нагадаю, що для проведення державних закупівель замовники організовують тендери в системі Prozorro, де прописують детальні вимоги для учасників (бізнесу як великого, так і малого). Саме через ці вимоги малі та середні компанії дуже часто відмовлялися від участі в тендерах. Причини у всіх свої: хтось через брак людського ресурсу, хтось через відсутність досвіду у заповненні всіх необхідних документів.
Як це працює сьогодні? SmartCheck AI аналізує вимоги тендерної документації та автоматично формує перелік документів, які постачальник має подати. Таким чином, замість рутинного перегляду десятків сторінок та пошуку відповідностей користувач отримує чіткий алгоритм дій, що суттєво спрощує процес підготовки пропозиції та автоматизує роботу.
Які результати це принесло? Уявіть: замість двох годин, які навіть досвідчений спеціаліст витрачав на аналіз одного тендеру, цей процес тепер займає всього п’ять хвилин. Це означає, що вручну експерт міг обробити лише чотири закупівлі за робочий день, тоді як із ШІ — вже 96. Вражаюча різниця, особливо з урахуванням сезонних коливань попиту в окремих секторах державних закупівель.
Це дозволяє компаніям розширювати свою участь у тендерах без необхідності збільшувати команду юристів і менеджерів або, у випадку малого бізнесу — поєднувати ролі та зменшувати операційні витрати.
Окрім економії часу SmartCheck AI мінімізує ризики дискваліфікації через помилки в документах. Загальний рівень дискваліфікацій знижується з 23,8% до 3%, що робить шанс на перемогу рівним як для великих, так і для середніх компаній. Це відкриває нові можливості для малого бізнесу та ФОПів, які раніше уникали державних тендерів через складність бюрократичних процедур. Тепер процес значно спрощується, а шанс на перемогу зростає.
З бізнесом зрозуміло, але як цей інструмент допомагає держзамовникам? Все дуже просто: вони отримують більшу кількість пропозицій, і ці пропозиції стають якіснішими. Відповідно, зростає рівень конкуренції у тендерах. А, як відомо, чим більша конкуренція, тим нижча ціна, що дозволяє додатково оптимізувати державні кошти.
Перший інструмент на базі ШІ, впроваджений у сферу держзакупівель дає зелене світло для інновацій та оптимізації багатьох процесів. А кожне таке рішення сьогодні — це ще один крок до прозорої та доступної співпраці бізнесу і держави.