Украина снова постепенно входит в очередной локдаун. Пока частичный, но уже ясно, что он больно ударит по тому бизнесу, для которого важно физическое присутствие клиентов. Но и остальные предприниматели также понесут значительные потери, если не приспособятся к новым условиям.
Если есть кризис, то есть и возможность, убеждена владелица группы компаний "КИТ" Юлия Перловская, которая имеет большой опыт в реализации всех этапов перехода бизнеса в электронный формат – от аналитики бизнес-процессов и оцифровки бумажных документов и архивов до обустройства видеоконференций, установки и сопровождения ERP-систем.
В интервью РБК-Украина Юлия Перловская рассказывает, какие возможности для бизнеса открывают новые условия и как предпринимателям как можно эффективнее к ним приспособиться.
– Переход бизнеса на удаленную работу и вообще в онлайн, во всех смыслах этого слова вновь становится как никогда актуальным?
– Да, поскольку с первого локдауна украинский бизнес вынес не так уж и много уроков. По крайней мере, работать удаленно точно научились не все. И сейчас – самое время это сделать. Мы как раз и занимаемся отладкой всех необходимых процессов – тех, что позволят жить без физического офиса.
– Если предприятие решило перейти в электронный формат, какие этапы ему придется пройти?
– Сначала следует заказать аналитику бизнес-процессов. Затем, когда бизнес-процессы описаны, и понятно, кто за них отвечает, обычно европейские компании переходят к реализации механизмов оцифровки бумажных документов и архивов и отражают в автоматизации процессов то, что прописано в бизнес-процессах. Тогда каждому работнику понятно, что делать. Это очень сокращает время на коммуникацию, проведение совещаний, поиск и принятие ежедневных решений.
Наши компании почему-то мало уделяют внимание описанию, построению и реинжинирингу бизнес-процессов. Они вызывают бизнес-аналитиков только тогда, когда им надо написать софт под конкретную задачу.
Итак, первый этап – бизнес-аналитика, то есть, реальное состояние бизнес-процессов в любом учреждении. Второй этап – понимание, что и как необходимо оцифровывать, и параллельное упорядочение электронных документов с помощью механизмов сканирования и работы в, например, нашей собственноручно разработанной программе "Док-Скан". Третий – выбор ERP-системы, которая бы могла максимально удовлетворить требования описанных бизнес-процессов. Ну и, наконец, придется наладить коммуникации внутри и вовне – установить систему видеоконференции, которая даст возможность коммуницировать с любого места на планете.
Мы, например, используем и продвигаем на рынок украинскую систему видеоконференции – EasyCon.
– Украинскую? Чем она отличается от иностранных?
– Во-первых, ее разработали наши украинские программисты, а значит, ее использование – это патриотично. Помните, как поляки еще лет 20 назад боролись за собственного производителя и завесили всю страну надписями “Хорошо, потому что польское”? Так и здесь: оно хорошое, потому что украинское. И дает не меньше возможностей, чем иностранные конкуренты, за меньшую цену.
Кроме того, в государственных учреждениях, например, все иностранные программы запрещены СНБО из-за требований к безопасности, а конференция EasyCon соответствует отечественным требованиям безопасности и имеет заключение Госспецсвязи, что защищена и к ней таких вопросов нет.
– Вернемся к этапам внедрения электронного формата ведения бизнеса. У нас обычно начинают с оцифровки документов. Наверное, потому, что это постепенно становится обязательным?
– Возможно, хотя процесс законодательной фиксации обязательного создания электронных баз данных продвигается очень медленно. В прошлом году было законодательно закреплено создание единого электронного земельного кадастра (ЗУ № 340-IX от 5 декабря 2019 года "О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно противодействия рейдерству"), а пока в парламенте обсуждают возможность обязать работодателей отсканировать трудовые книжки, чтобы создать единую базу данных (проект ЗУ 3623 "О внесении изменений к некоторым законодательным актов Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме").
Конечно, это лишь первые шаги, ведь цифровизация предполагает не только сканирование трудовых книжек. Государство рано или поздно станет перед необходимостью создать базы данных всех возможных документов, а вместе с тем встанет вопрос о полном переходе на электронный документооборот и вообще электронный формат как в работе госорганов, так и в ведении бизнеса.
– Если почитать сообщения в соцсетях, складывается впечатление, что украинцам цифровизация не нужна – большинство относятся к ней с недоверием, очевидно, считая, что это создаст для людей проблемы с доступом. Так что, по вашему мнению, означает для страны этот процесс – тотальной цифровизации?
– В первую очередь, это удобство. Если все документы будут оцифрованы, граждане смогут получать любую информацию, которая им нужна, когда угодно и не выходя из дома.
Например, вам понадобились данные по поводу предыдущих мест работы, права собственности на земельный участок или квартиру, аренды недвижимости или перерасчета пенсии – вы не должны бегать собирать справки, достаточно зайти в свой кабинет и загрузить соответствующие документы.
То есть, мы получим легкий доступ к информации – для любого гражданина, где бы он не был: в селе на Закарпатье или в небоскребе в Киеве. Вторая государственная история – это оцифровка всех исторических и музейных архивов, что уже сделали большинство европейских стран.
А еще представьте совершенно фантастическую как для Украины историю: мы узнаем результаты любых выборов уже через несколько часов после закрытия участков.
– Что для этого нужно?
– Поработать с ЦИК, установить им нашу программу. Тогда они могли бы просто молниеносно обрабатывать бюллетени и вдобавок исключить из этого процесса человеческий фактор. Кстати, любые экзит-полы вообще можно было бы обрабатывать в реальном времени.
Карантин и кризис изменили рынок труда (фото: freepik.com)
– С государственными учреждениями и гражданами понятно. А как насчет бизнеса?
– Цифровизация бизнеса очень выгодна. Во-первых, она дает возможность существенно сэкономить на ведении бумажного документооборота, сократить расходы на кадровый учет. Это позволит не хранить тонны бумаги, а еще – за секунды находить любой документ с любыми параметрами поиска.
К сожалению, пока что электронный документооборот у нас не очень популярен, но крупные компании уже понимают его необходимость. И если у вас уже есть какой-то архив, любым самым простым путем с применением протокола API можно подвязать его к любой системе электронного документооборота, которая есть у компании: IFS, ЅАР, Microsoft, Oracle. Это даст возможность оптимизировать обработку запросов, максимально без потерь использовать информацию, уменьшить нагрузку на персонал и сэкономить время на поиск, снизить затраты на содержание штата и – что сейчас важно – иметь доступ к документам из любого места на земном шаре.
В случае разветвленной системы с большим количеством филиалов это очень удобно. Кстати, рано или поздно в многопрофильной структуре возникает вопрос конфиденциальности – кто имеет доступ и к каким документам. И электронный документооборот эту проблему решает, поскольку позволяет прописать уровни доступа и ролей для различных категорий работников.
Ну и, наконец, оцифровка – это гарантия сохранности документов, ведь все мы знаем, что они часто теряются.
– Но пока что тотальная цифровизация законом не закреплена?
– Да. Но можно прогнозировать, что со временем она станет обязательной и будет касаться всех без исключения. Кроме трудовых книжек, в первую очередь, приобретает популярность сканирование медицинских карточек. Мы как раз работаем над этим с медицинскими компаниями.
Согласитесь, удобно было бы вместе с семейным врачом иметь доступ к собственным медицинским картам с полными данными обо всем, что происходило с вами в течение жизни?
– И все же, на первом этапе оцифровка означает дополнительную нагрузку для компаний, ведь им придется взять на работу людей, которые будут сидеть и сканировать и обрабатывать массив документов?
– Существует три пути решения этой проблемы. Если это маленькая компания, в которой с десяток трудовых книжек и пять договоров в месяц, то кто-то в компании может потратить 10 минут на сканирование этих бумаг и сформировать в Excel реестр – и на этом процесс создания электронного документооборота в компании можно считать завершенным.
Если это несколько больше структура с разветвленной системой филиалов, и в разных филиалах, к примеру, лежит от 10 до 200 трудовых книжек и от 200 до тысячи разных документов, то здесь можно справиться частично собственными силами: закупить сканер на каждый филиал, уполномочить ответственного сканировать текущие документы, а затем купить программное обеспечение – тот самый "Док-Скан", – которое позволит централизованно распознать, упорядочить и систематизировать документы с любыми необходимыми параметрами, чтобы владелец или менеджер из любого места на планете мог зайти в систему, индексировать, как захочет, задать любые параметры поиска или аналитики и получить необходимую информацию.
Кстати, здесь может быть и другой вариант, который мы уже практикуем в некоторых конкретных случаях. Представьте: вы провели анкетирование посетителей сети супермаркетов в разных городах страны и вам нужна не программа навсегда, а результаты конкретной акции. Вы можете сфотографировать эти анкеты на телефон, импортировать в "Док-Скан" – и наши операторы их обработают и отдадут вам аналитику по заданным индексам.
Наконец, третий вариант, наиболее трудоемкий, когда количество документов исчисляется тысячами и десятками тысяч, предусматривается возможность отдать их на обработку. Мы это делаем: получаем по актам, нумеруем, шрихкодируем, сохраняем каждый документ в его первоначальном аутентичном виде, независимо от года его издания.
Короче говоря, мы забираем тонну бумаги – и быстро возвращаем обратно цифровой носитель с электронной базой данных.
– А как быть с конфиденциальностью, ведь есть документы, содержащие коммерческую или государственную тайну?
– Это регламентированная деятельность, которая требует разрешения, – и оно у нас есть: наша информационно-телекоммуникационная система "ДокСкан" получила аттестат соответствия Госспецсвязи относительно работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования. Ну и в таком случае, когда работаем с подобными бумагами, логистическая система передачи включает в себя службу фельдъегерей. Они принимают пакет или грузовик, или вагон документов, опломбируют его и отправляют нам. Мы за него отвечаем полностью и возвращаем опять же фельдъегерем.
– А при необходимости можете и утилизировать?
– ДСП документы (документы "для служебного пользования" – ред.) никто не имеет права уничтожить. Все остальные – да, можем утилизировать, если есть такая договоренность с клиентом. Это дополнительная услуга.
– А как быстро вы можете обработать вагон документов? И вообще вагон – это сколько?
– Наши возможности – оцифровка 250 тысяч листов в сутки. Например, за прошлый год мы обработали более 75 млн листов. Если посмотреть на рейтинги европейского рынка оцифровки, то компания, которая занимает первое место, за год обработала 120 млн, а следующая за ней – 50 млн.
То есть, если бы мы участвовали в этом рейтинге, второе место в Европе было бы за нами. А чтобы вам проще было представить эту массу, могу сказать, что 75 млн документов – это до 250 тонн бумаги.
– И документы очень разные по формату, верно?
– Более того, они могут иметь упаковку, быть сшитыми и нуждаться в расшивке или наоборот – их нельзя расшивать, они могут быть очень разных форматов: от небольших карточек до огромных карт и гигантских чертежей по несколько метров в ширину. Поэтому мы пользуемся различными типами сканеров, которые имеют форматы от B5 до А0+.
– Наверное, встречаются также старые и потрепанные документы? Беретесь за такое?
– Конечно! Это называется ретроконверсия. Когда аутентичность документа восстанавливается благодаря программному продукту, накладываются реставрационные слои.
Например, в прошлом году мы выполнили крупный проект для Государственной службы по вопросам геодезии, картографии и кадастра Украины – отсканировали более миллиона дел.
Мы собрали все эти документы с более 30 мест страны, отсканировали, оцифровали, сохранили их в аутентичном виде, сложили в архив, предоставили Госгеокадастру доступ к нашему программному обеспечению "Док-Скан", с помощью которого они упорядочили его так, как сами захотели. Мы гордимся этим проектом.
– Много в вашем портфолио подобных проектов?
– Один из крупнейших – проект с украинскими судами. С 2016 года наша программа АККОРД используется в судебной системе Украины (а это более 5 500 лицензий) для аудио и видео фиксации судебных процессов.
В целом в нашем портфолио много очень разных проектов, ведь мы занимаемся не только оцифровкой, спектр нашей деятельности – от поставки компьютерного оборудования до внедрения высокотехнологичных решений и построения дата-центров. Общий объем поставки по разным проектам на год превышает 100 млн гривен.
Кроме того, на сегодня "КИТ" является партнером шведской компании IFS – второй в квадранте Gartner в области Системы управления основными средствами производства в мире. IFS – это самая мощная ERP-система, которая позволяет управлять активами предприятия, это ее фишка. Если ими управлять, даже активы могут приносить деньги.
Вообще переход на электронный формат ведения бизнеса часто открывает менеджерам глаза на возможности и перспективы, которых они раньше не замечали. Поэтому можно уверенно говорить, что за "жизнью без офиса" – будущее.