IT против бумаг: у президента придумали, как сократить треть чиновников

Замглавы Администрации Президента Дмитрий Шимкив превращает ведомство в IT­компанию. На основе программы Microsoft его подчиненные разработали систему электронного документооборота, которую теперь бесплатно предлагают другим госорганам. Внедрение системы позволит уволить порядка трети чиновников и минимизирует манипуляции с документами. Для ее установки нужно лишь базовое программное обеспечение, стоимостью в несколько миллионов гривен.

Безбумажная инициатива

Администрация Президента предлагает перевести в электронную форму документооборот во всех государственных ведомствах. Систему электронного документооборота уже опробовали в АП, там она работает больше года. Как утверждают ее адепты, за год удалось сократить число сотрудников на 28%, ускорить процессы рассмотрения и согласования документов, а часть лишних операций вообще убрать.

Директор IT­департамента АП Роман Бородин рассказывает, что ведомству приходится работать с огромным количеством бумажек. В день на главу АП может заходить до 2 тыс. документов, которые он должен завизировать. "Некоторые из них совершенно не имеют смысла. Например, чтобы пересадить сотрудника на другое место, переставить его компьютер, глава АП лично должен подписать документ", ­ рассказывает Бородин. АП до сих пор приходится работать по документам, некоторые из которых были приняты в 80­е годы. "В этих документах так и написано: прогресс - это зло. Поэтому нужно всячески содействовать сохранению текущего порядка. Вот с такими документами нам приходится бороться", - рассказывает Бородин.

В целом за все время работы системы электронного документооборота через нее прошло 92 тыс. документов. А пользуется системой 527 сотрудников. Скорость прохождения входящего документа, по словам Бородина, выросла на 60% по сравнению с прошлыми периодами. Среднее время регистрации документа занимает теперь не более 5 минут.

Посчитать эффект в денежном эквиваленте в АП пока не смогли, так как система работала в пилотном формате. Полный переход на работу электронного документооборота ведомство планирует с 1 апреля этого года. "Думаю, через несколько месяцев попробуем "оцифровать" данные", - говорит Бородин.

Почем рыбка

Система электронного документооборота создана штатными IT­специалистами АП на базе программного обеспечения Microsoft Share Point. Его ведомство закупило в 2015 года на средства государственного бюджета. Сумма тендера составила 2 987 442 гривен. "Это был открытый тендер. Прошу, не надо здесь ничего выдумывать", - возмущается замглавы АП Дмитрий Шимкив. До назначения в АП он был генеральным директором корпорации Microsoft в Украине.

Как добавляет Роман Бородин, закупка была плановой, так как эти же продукты нужны для нормальной работы инфраструктуры АП: внутреннего портала, календарей, системы управления жизненным циклом серверов и рабочих станций, почтовой системы, системы мониторинга, службы каталогов, системы безопасности. "По сути, мы разрабатывали систему электронного документооборота на основе базовых сертифицированных в Украине программных продуктов, которые работают в Администрации президента", - объясняет Бородин.

По его словам, в коммерческой разработке такая система может стоить десятки миллионов гривен с учетом рыночной стоимости команд программистов, тестировщиков, проектных менеджеров. В данном случае АП пришлось потратиться только на зарплаты 5 сотрудников отдела документооборота.

От нашего стола вашему

Свою конфигурацию системы АП бесплатно предлагает другим ведомствам. Но для установки настроек нужно базовое программное обеспечение, которое есть не у всех. "Каждая институция находится на разном уровне технологического развития - у многих уже есть и оборудование, и лицензии на софт, а у кого­то нет ничего", - говорит Бородин.

Для установки системы ведомствам нужны сервера, рабочие станции, сканеры, а также лицензии на операционные системы, продукты SQL Server, SharePoint Server, офисные приложения. "Понятно, что лицензии на эти продукты необходимо покупать, но зачастую они уже есть в распоряжении айтишников госорганов", - рассказывает Бородин. Что касается поддержки системы, то АП предлагает два варианта. Первый - это бесплатно обучить "айтишников" из других ведомств. Второй вариант - закупить поддержку у кого­то из партнеров, отобранных АП.

Шимкив говорит, что системой уже интересуются некоторые министерства, Генпрокуратура, суды. Но есть и те, кто всячески противится электронному документообороту. "У нас есть и такой опыт, когда люди, которые меня ненавидят, присылают 36 страниц текста с замечаниями к системе. В ответ мы им отправляем 72 страницы со ссылками на законодательство и объяснением, почему это законно", - рассказывает он. По его словам, система электронного документооборота исключает манипуляции в процессе согласования документа. Например, можно на всех стадиях его обработки отследить, кто и какие правки внес. Поэтому многие чиновники не заинтересованы в ее использовании. Тем более, что переход на электронный документооборот несет добровольный характер: пока что законодательство не обязывает чиновников отказываться от бумажек.