IT проти паперів: у президента придумали, як скоротити третину чиновників

Заступник голови Адміністрації Президента Дмитро Шимків перетворює відомство в IT­компанію. На основі програми Microsoft його підлеглі розробили систему електронного документообігу, яку тепер безкоштовно пропонують іншим держорганам. Впровадження системи дозволить звільнити близько третини чиновників і мінімізує маніпуляції з документами. Для її встановлення потрібно лише базове програмне забезпечення, вартістю в кілька мільйонів гривень.

Безпаперова ініціатива

Адміністрація Президента пропонує перевести в електронну форму документообіг у всіх державних відомствах. Систему електронного документообігу вже випробували в АП, там вона працює більше року. Як стверджують її адепти, за рік вдалося скоротити число співробітників на 28%, прискорити процеси розгляду та погодження документів, а частина зайвих операцій взагалі прибрати.

Директор IT­департаменту АП Роман Бородін розповідає, що відомству доводиться працювати з великою кількістю папірців. В день на главу АП може заходити до 2 тис. документів, які він повинен завізувати. "Деякі з них зовсім не мають сенсу. Наприклад, щоб пересадити працівника на інше місце, переставити його комп'ютер, глава АП особисто повинен підписати документ", ­ розповідає Бородін. АП досі доводиться працювати з документами, деякі з яких були прийняті в 80­е роки. "У цих документах так і написано: прогрес - це зло. Тому потрібно всіляко сприяти збереженню поточного порядку. Ось з такими документами нам доводиться боротися", - розповідає Бородін.

У цілому за весь час роботи системи електронного документообігу через неї пройшло 92 тис. документів. А користується системою 527 співробітників. Швидкість проходження вхідного документа, за словами Бородіна, зросла на 60% порівняно з минулими періодами. Середній час реєстрації документа займає тепер не більше 5 хвилин.

Порахувати ефект у грошовому еквіваленті в АП поки не змогли, так як система працювала в пілотному форматі. Повний перехід на роботу електронного документообігу відомство планує з 1 квітня цього року. "Думаю, через кілька місяців спробуємо "оцифровати" дані", - говорить Бородін.

Скільки коштує рибка

Система електронного документообігу створена штатними IT­фахівцями АП на базі програмного забезпечення Microsoft Share Point. Його відомство купило до 2015 року на кошти державного бюджету. Сума тендеру становила 2 987 442 гривень. "Це був відкритий тендер. Прошу, не треба тут нічого вигадувати", - обурюється заступник голови АП Дмитро Шимків. До призначення в АП він був генеральним директором корпорації Microsoft в Україні.

Як додає Роман Бородін, закупівля була плановою, так як ці ж продукти потрібні для нормальної роботи інфраструктури АП: внутрішнього порталу, календарів, системи управління життєвим циклом серверів і робочих станцій, поштової системи, системи моніторингу, служби каталогів, системи безпеки. "По суті, ми розробляли систему електронного документообігу на основі базових сертифікованих в Україні програмних продуктів, які працюють в Адміністрації президента", - пояснює Бородін.

За його словами, в комерційній розробці така система може коштувати десятки мільйонів гривень з урахуванням ринкової вартості команд програмістів, тестувальників, проектних менеджерів. В даному випадку АП довелося витратитися лише на зарплати 5 співробітників відділу документообігу.

Від нашого столу до вашого

Свою конфігурацію системи АП безкоштовно пропонує іншим відомствам. Але для встановлення налаштувань потрібно базове програмне забезпечення, яке є не у всіх. "Кожна інституція знаходиться на різному рівні технологічного розвитку - у багатьох вже є і устаткування, і ліцензії на софт, а у кого­то немає нічого", - говорить Бородін.

Для установки системи відомствам потрібні сервери, робочі станції, сканери, а також ліцензії на операційні системи, продукти SQL Server, SharePoint Server, офісні додатки. "Зрозуміло, що ліцензії на ці продукти необхідно купувати, але найчастіше вони вже є в розпорядженні айтішників держорганів", - розповідає Бородін. Що стосується підтримки системи, то АП пропонує два варіанти. Перший - це безкоштовно навчити "айтішників" з інших відомств. Другий варіант - закупити підтримку у кого­той з партнерів, відібраних АП.

Шимків каже, що системою вже цікавляться деякі міністерства, Генпрокуратура, суди. Але є й ті, хто всіляко противиться електронного документообігу. "У нас є такий досвід, коли люди, які мене ненавидять, надсилають 36 сторінок тексту із зауваженнями до системи. У відповідь ми відправляємо їм 72 сторінки з посиланнями на законодавство і поясненням, чому це законно", - розповідає він. За його словами, система електронного документообігу виключає маніпуляції в процесі узгодження документа. Наприклад, можна на всіх стадіях її обробки відстежити, хто і які вніс правки. Тому багато чиновники не зацікавлені в її використанні. Тим більше, що перехід на електронний документообіг несе добровільний характер: поки що законодавство не зобов'язує чиновників відмовлятися від папірців.