IT против бумаг: у президента придумали, как сократить треть чиновников
Фото: АП переходит на электронный документооборот
Замглавы Администрации Президента Дмитрий Шимкив превращает ведомство в ITкомпанию. На основе программы Microsoft его подчиненные разработали систему электронного документооборота, которую теперь бесплатно предлагают другим госорганам. Внедрение системы позволит уволить порядка трети чиновников и минимизирует манипуляции с документами. Для ее установки нужно лишь базовое программное обеспечение, стоимостью в несколько миллионов гривен.
Безбумажная инициатива
Администрация Президента предлагает перевести в электронную форму документооборот во всех государственных ведомствах. Систему электронного документооборота уже опробовали в АП, там она работает больше года. Как утверждают ее адепты, за год удалось сократить число сотрудников на 28%, ускорить процессы рассмотрения и согласования документов, а часть лишних операций вообще убрать.
Директор ITдепартамента АП Роман Бородин рассказывает, что ведомству приходится работать с огромным количеством бумажек. В день на главу АП может заходить до 2 тыс. документов, которые он должен завизировать. "Некоторые из них совершенно не имеют смысла. Например, чтобы пересадить сотрудника на другое место, переставить его компьютер, глава АП лично должен подписать документ", рассказывает Бородин. АП до сих пор приходится работать по документам, некоторые из которых были приняты в 80е годы. "В этих документах так и написано: прогресс - это зло. Поэтому нужно всячески содействовать сохранению текущего порядка. Вот с такими документами нам приходится бороться", - рассказывает Бородин.
В целом за все время работы системы электронного документооборота через нее прошло 92 тыс. документов. А пользуется системой 527 сотрудников. Скорость прохождения входящего документа, по словам Бородина, выросла на 60% по сравнению с прошлыми периодами. Среднее время регистрации документа занимает теперь не более 5 минут.
Посчитать эффект в денежном эквиваленте в АП пока не смогли, так как система работала в пилотном формате. Полный переход на работу электронного документооборота ведомство планирует с 1 апреля этого года. "Думаю, через несколько месяцев попробуем "оцифровать" данные", - говорит Бородин.
Почем рыбка
Система электронного документооборота создана штатными ITспециалистами АП на базе программного обеспечения Microsoft Share Point. Его ведомство закупило в 2015 года на средства государственного бюджета. Сумма тендера составила 2 987 442 гривен. "Это был открытый тендер. Прошу, не надо здесь ничего выдумывать", - возмущается замглавы АП Дмитрий Шимкив. До назначения в АП он был генеральным директором корпорации Microsoft в Украине.
Как добавляет Роман Бородин, закупка была плановой, так как эти же продукты нужны для нормальной работы инфраструктуры АП: внутреннего портала, календарей, системы управления жизненным циклом серверов и рабочих станций, почтовой системы, системы мониторинга, службы каталогов, системы безопасности. "По сути, мы разрабатывали систему электронного документооборота на основе базовых сертифицированных в Украине программных продуктов, которые работают в Администрации президента", - объясняет Бородин.
По его словам, в коммерческой разработке такая система может стоить десятки миллионов гривен с учетом рыночной стоимости команд программистов, тестировщиков, проектных менеджеров. В данном случае АП пришлось потратиться только на зарплаты 5 сотрудников отдела документооборота.
От нашего стола вашему
Свою конфигурацию системы АП бесплатно предлагает другим ведомствам. Но для установки настроек нужно базовое программное обеспечение, которое есть не у всех. "Каждая институция находится на разном уровне технологического развития - у многих уже есть и оборудование, и лицензии на софт, а у когото нет ничего", - говорит Бородин.
Для установки системы ведомствам нужны сервера, рабочие станции, сканеры, а также лицензии на операционные системы, продукты SQL Server, SharePoint Server, офисные приложения. "Понятно, что лицензии на эти продукты необходимо покупать, но зачастую они уже есть в распоряжении айтишников госорганов", - рассказывает Бородин. Что касается поддержки системы, то АП предлагает два варианта. Первый - это бесплатно обучить "айтишников" из других ведомств. Второй вариант - закупить поддержку у когото из партнеров, отобранных АП.
Шимкив говорит, что системой уже интересуются некоторые министерства, Генпрокуратура, суды. Но есть и те, кто всячески противится электронному документообороту. "У нас есть и такой опыт, когда люди, которые меня ненавидят, присылают 36 страниц текста с замечаниями к системе. В ответ мы им отправляем 72 страницы со ссылками на законодательство и объяснением, почему это законно", - рассказывает он. По его словам, система электронного документооборота исключает манипуляции в процессе согласования документа. Например, можно на всех стадиях его обработки отследить, кто и какие правки внес. Поэтому многие чиновники не заинтересованы в ее использовании. Тем более, что переход на электронный документооборот несет добровольный характер: пока что законодательство не обязывает чиновников отказываться от бумажек.
