Юлія Перловська: Карантин допоміг зрозуміти бізнесу, що за "життям без офісу" - майбутнє

Україна знову поступово входить в черговий локдаун. Поки – частковий, але вже зрозуміло, що він болюче вдарить по тому бізнесу, для якого важлива фізична присутність клієнтів. Але й решта підприємців також зазнають неабияких втрат, якщо не пристосуються до нових умов.

Якщо є криза, то є й можливість, переконана власниця групи компаній "КИТ" Юлія Перловська, яка має великий досвід у реалізації всіх етапів переходу бізнесу в електронний формат – від аналітики бізнес-процесів та оцифровування паперових документів та архівів до облаштування відеоконференцій та встановлення і супроводу ERP-систем.

В інтерв'ю РБК-Україна Юлія Перловська розповідає, які можливості для бізнесу відкривають нові умови та як підприємцям якомога ефективніше до них пристосуватися.

– Перехід бізнесу на віддалену роботу і взагалі в онлайн в усіх значеннях цього слова знов стає як ніколи актуальним?

– Так, оскільки з першого локдауну український бізнес виніс не так вже й багато уроків. Принаймні, працювати віддалено точно навчилися не всі. І наразі – саме час це зробити. Ми якраз і займаємося налагодженням усіх необхідних процесів – тих, що дозволять жити без фізичного офісу.

– Якщо підприємство вирішило перейти в електронний формат, які етапи йому доведеться пройти?

– Спершу слід замовити аналітику бізнес-процесів. Потім, коли бізнес-процеси описані, і зрозуміло, хто за них відповідає, зазвичай європейські компанії переходять до реалізації механізмів оцифрування паперових документів та архівів і відображають в автоматизації процесів те, що прописано в бізнес-процесах. Тоді кожному працівнику зрозуміло, що робити. Це дуже скорочує час на комунікацію, проведення нарад, пошук та ухвалення щоденних рішень.

Наші компанії чомусь мало приділяють увагу опису, побудові та реінжинірингу бізнес-процесів. Вони викликають бізнес-аналітиків аж тоді, коли їм треба написати софт під конкретну задачу.

Отже, перший етап – бізнес-аналітика, тобто, реальний стан бізнес-процесів у будь-якій установі. Другий етап – розуміння, що і як необхідно оцифровувати, і паралельне упорядкування електронних документів за допомогою механізмів сканування та роботи в, наприклад, нашій власноруч розробленій програмі "Док-Скан". Третій – вибір ERP-системи, яка б могла максимально задовільнити вимоги описаних бізнес-процесів. Ну і, нарешті, доведеться налагодити комунікації всередині й назовні – встановити систему відеоконференції, яка дасть можливість комунікувати з будь-якого місця на планеті.

Ми, наприклад, використовуємо та просуваємо на ринок українську систему відеоконференції – EasyCon.

– Українську? Чим вона відрізняється від іноземних?

– По-перше, її розробили наші українські програмісти, а значить, її використання – це патріотично. Пам’ятаєте, як поляки ще років 20 тому боролися за власного виробника і позавішували усю країну написами “Добре, бо польське”? Так і тут: воно добре, бо українське. І дає не менше можливостей, ніж іноземні конкуренти, за меншу ціну.

Крім того, в державних установах, наприклад, усі іноземні програми заборонені РНБО через вимоги до безпеки, а конференція EasyCon відповідає вітчизняним вимогам безпеки та має висновок Держспецзв’язку, вона захищена і до неї таких питань немає.

– Повернімося до етапів впровадження електронного формату ведення бізнесу. У нас зазвичай починають з оцифровування документів. Мабуть, тому, що це поступово стає обов’язковим?

– Можливо, хоча процес законодавчої фіксації обов’язкового створення електронних баз даних просувається дуже поволі. Торік було законодавчо закріплено створення єдиного електронного земельного кадастру (ЗУ № 340-IX від 5 грудня 2019 року "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо протидії рейдерству"), а наразі в парламенті обговорюють можливість зобов’язати роботодавців відскановувати трудові книжки, щоб створити єдину базу даних (проект ЗУ 3623 "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі").

Звичайно, це лише перші кроки, адже цифровізація передбачає не лише сканування трудових книжок. Держава рано чи пізно стане перед необхідністю створити бази даних усіх можливих документів, а разом з тим постане питання про повний перехід на електронний документообіг і взагалі електронний формат як у роботі держорганів, так і у веденні бізнесу.

– Якщо почитати дописи у соцмережах, складається враження, що українцям цифровізація не потрібна – більшість ставляться до неї з недовірою, очевидно, вважаючи, що це створить для людей проблеми з доступом. Тож що, на вашу думку, означає для країни цей процес – тотальної цифровізації?

– В першу чергу, це – про зручність. Якщо усі документи будуть оцифровані, громадяни зможуть отримувати будь-яку інформацію, яка їм потрібна, коли заманеться і не виходячи з дому.

Наприклад, вам знадобилися дані з приводу попередніх місць роботи, права власності на земельну ділянку чи квартиру, оренди нерухомості чи перерахування пенсії – і ви не мусите бігати збирати довідки, достатньо зайти у свій кабінет і завантажити відповідні документи.

Тобто, ми отримаємо легкий доступ до інформації – для будь-якого громадянина, де б він не був: в селі на Закарпатті чи у хмарочосі в Києві. Друга державна історія – це оцифровування усіх історичних та музейних архівів, що зробили вже більшість європейських країн.

А ще уявіть абсолютно фантастичну як для України історію: ми знаємо результати будь-яких виборів вже за кілька годин після закриття дільниць.

– Що для цього потрібно?

– Попрацювати з ЦВК, встановити їм нашу програму. Тоді вони могли б просто блискавично обробляти бюлетені та на додачу вилучити б з цього процесу людський фактор. До речі, будь-які екзит-поли взагалі можна було б обробляти в реальному часі.

Карантин і криза змінили ринок праці (фото: freepik.com)

– З державними установами й громадянами зрозуміло. А як щодо бізнесу?

– Бізнесу цифровізація дуже вигідна. По-перше, вона дає можливість суттєво зекономити на веденні паперового документообігу, скоротити витрати на кадровий облік. Це дозволить не зберігати тонни паперу, а ще – за секунди знаходити будь-який документ за будь-якими параметрами пошуку.

На жаль, поки що електронний документообіг у нас не дуже популярний, але великі компанії вже розуміють його необхідність. І якщо у вас вже є якийсь архів, будь-яким найпростішим шляхом із застосуванням протоколу API можна підв’язати його до будь-якої системи електронного документообігу, яка є в компанії: IFS, SАР, Microsoft, Oracle. Це дасть можливість оптимізувати обробку запитів, максимально без втрат використовувати інформацію, зменшити навантаження на персонал та зекономити час на пошук, знизити витрати на утримання штату і – що наразі важливо – мати доступ до документів з будь-якого місця на земній кулі.

У разі розгалуженої системи з великою кількістю філій це дуже зручно. До речі, рано чи пізно в багатофілійній структурі постає питання конфінденційності – хто має доступ і до яких документів. І електронний документообіг цю проблему вирішує, оскільки дозволяє прописати рівні доступу та ролей для різних категорій працівників.

Ну і, нарешті, оцифрування – це гарантія збереження документів, адже всі ми знаємо, що вони часто губляться.

– Але поки що тотальна цифровізація законом не закріплена?

– Так. Але можна прогнозувати, що з часом вона стане обов’язковою і стосуватиметься усіх без винятку. Крім трудових книжок, в першу чергу, набуває популярності сканування медичних карток. Ми якраз працюємо над цим з медичними компаніями.

Погодьтеся, зручно було б разом з сімейним лікарем мати доступ до власних медичних карток з повними даними про все, що відбувалося з вами впродовж життя?

– І все ж, на першому етапі оцифрування означає додаткове навантаження для компаній – адже їм доведеться взяти на роботу людей, які сидітимуть і скануватимуть та оброблятимуть масив документів?

– Існує три шляхи вирішення цієї проблеми. Якщо це маленька компанія, в якій з десяток трудових книжок і п’ять договорів на місяць, то будь-хто в компанії може витратити 10 хвилин на сканування цих паперів та сформувати в Excel реєстр – і на цьому процес створення електронного документообігу в компанії можна вважати завершеним.

Якщо це трохи більша структура з розгалуженою системою філій, і в різних філіях, приміром, лежить від 10 до 200 трудових книжок і від 200 до тисячі різних документів, то тут можна впоратися частково власними силами: закупити сканер на кожну філію, уповноважити відповідального сканувати поточні документи, а потім купити програмне забезпечення – той самий "Док-Скан", – яке дозволить централізовано розпізнати, упорядкувати та систематизувати документи за будь-якими необхідними параметрами, щоб власник чи менеджер з будь-якого місця на планеті міг зайти в систему, індексувати, як схоче, задати будь-які параметри пошуку чи аналітики і отримати необхідну інформацію.

До речі, тут може бути й інший варіант, який ми вже практикуємо у деяких конкретних випадках. Уявіть: ви провели анкетування відвідувачів мережі супермаркетів у різних містах країни і вам потрібна не програма назавжди, а результати конкретної акції. Ви можете сфотографувати ці анкети на телефон, імпортувати в "Док-Скан" – і наші оператори їх оброблять і віддадуть вам аналітику за заданими індексами.

Нарешті, третій варіант, найбільш трудомісткий, коли кількість документів обчислюється тисячами й десятками тисяч, передбачає можливість віддати їх на обробку. Ми це робимо: отримуємо за актами, нумеруємо, штрихкодуємо, зберігаємо кожен документ у його первинному аутентичному вигляді, незалежно від року його видання.

Коротше кажучи, ми забираємо тонну паперу – і швидко повертаємо назад цифровий носій з електронною базою даних.

– А як бути з конфіденційністю, адже є документи, які містять комерційну або державну таємницю?

– Це регламентована діяльність, яка потребує дозволу, – і він у нас є: наша інформаційно-телекомунікаційна система "ДокСкан" отримала атестат відповідності Держспецзв’язку щодо роботи з документами, що містять інформацію для службового користування. Ну і в такому випадку, коли працюємо з подібними паперами, логістична система передачі включає в себе службу фельд’єгерів. Вони приймають пакет чи вантажівку, чи вагон документів, опломбовують його і відправляють нам. Ми за нього відповідаємо повністю і повертаємо знову ж таки фельд’єгерям.

– А за потреби можете і утилізувати?

– ДСК документи (документи “для службового користування” – ред.) ніхто не має права знищити. Усі інші – так, можемо утилізувати, якщо є така домовленість з клієнтом. Це додаткова послуга.

– А як швидко ви можете опрацювати вагон документів? І взагалі вагон – це скільки?

– Наші можливості – оцифрування 250 тисяч аркушів на добу. Наприклад, за минулий рік ми обробили більше 75 млн аркушів. Якщо подивитися на рейтинги європейського ринку оцифрування, то компанія, яка посідає перше місце, за рік обробила 120 млн, а наступна за нею – 50 млн.

Тобто, якби ми брали участь в цьому рейтингу, друге місце в Європі було б за нами. А щоб вам простіше було уявити цю масу, можу сказати, що 75 млн документів – це до 250 тонн паперу.

– І документи дуже різні за форматом, так?

– Більше того, вони можуть мати упаковку, бути зшитими і потребувати розшиття або навпаки – їх не можна розшивати, можуть бути дуже різних форматів: від невеликих карток до величезних карт та гігантських креслень по декілька метрів завширшки. Тому ми користуємося різними типами сканерів, які мають формати від B5 до А0+.

– Мабуть, трапляються також старі й пошарпані документи? Беретеся за таке?

– Звичайно! Це називається ретроконверсія. Коли аутентичність документа відновлюється завдяки програмному продукту, накладаються реставраційні шари.

Наприклад, торік ми виконали великий проект для Державної служби з питань геодезії, картографії та кадастру України – відсканували більше мільйона справ.

Ми зібрали усі ці документи з понад 30 місць країни, відсканували, оцифрували, зберегли їх у автентичному вигляді, склали в архів, надали Держгеокадастру доступ до нашого програмного забезпечення "Док-Скан", за допомогою якого вони впорядкували його так, як самі схотіли. Ми цим проектом пишаємося.

– Багато у вашому портфоліо подібних проектів?

– Один з найбільших – проект з українськими судами. З 2016 року наша програма АКОРД використовується в судовій системі України (а це більше 5 500 ліцензій) для аудіо та відео фіксації судових процесів.

Загалом у нашому портфоліо багато дуже різних проектів, адже ми займаємося не лише оцифруванням, спектр нашої діяльності – від постачання комп’ютерного обладнання до впровадження високотехнологічних рішень та побудови дата центрів. Загальний обсяг постачання за різними проектами на рік перевищує 100 млн гривень.

Крім того, на сьогодні "КИТ" є партнером шведської компанії IFS – другої в квадранті Gartner в галузі Системи керування основними засобами виробництва в світі. IFS – це найпотужніша ERP-система, яка дозволяє управляти активами підприємства, це її фішка. Якщо ними управляти, навіть активи можуть приносити гроші.

Взагалі перехід на електронний формат ведення бізнесу часто відкриває менеджерам очі на можливості і перспективи, яких вони раніше не помічали. Тому можна впевнено говорити, що за "життям без офісу" – майбутнє.